POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TRIQUINET S.A.S identificada con NIT 900646650-5, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2.012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013 y demás disposiciones complementarias, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales a efectos de garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad en mención y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja, administre y maneje TRIQUINET de sus usuarios, empleados, clientes, aliados, proveedores, empleados de sus contratistas y/o demás terceras personas con las cuales tenga cualquier tipo de relación.
DEFINICIONES. Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS: TRIQUINET
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley;
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades expresamente autorizadas en la Ley.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. TRIQUINET podrá directamente o a través de la persona que para el efecto designe recolectar, almacenar, archivar, transmitir o transferir los datos personales con la siguiente finalidad:
- Llevar a cabo el desarrollo del objeto social de TRIQUINET, incluyendo la utilización de los datos para la ejecución de la relación contractual existente con sus clientes, contratistas, proveedores, usuarios, empleados y terceros.
- Fines administrativos y comerciales
- Realizar campañas publicitarias
- Ofrecer productos y servicios
- Evaluar la calidad de nuestros servicios y/o nuestros aliados
DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A TRIQUINET TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES. Los titulares de datos personales tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a TRIQUINET
Ser informado por TRIQUINET o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2.012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento TRIQUINET o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
DEBERES DE TRIQUINET. En calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, TRIQUINET, se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Conservar copia de la comunicación y de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
En caso de compartir y/o actualizar la información con algún Encargado del Tratamiento, garantizar que la autorización dada por el Titular sea suficiente y que la información misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cumplir con las demás disposiciones contenidas en la Ley y en los decretos reglamentarios.
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite” cuando corresponda.
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a través de la página web de TRIQUINET los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos, así como cualquier modificación a la Política de Tratamiento de Datos Personales
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR. Todo titular de datos personales o sus causahabientes tienen derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a TRIQUINET respecto al manejo y tratamiento dado a su información. La atención de una consulta, petición, queja o reclamo (PQR), se tramitará de acuerdo al siguiente procedimiento:
CONSULTA: Cuando la pretensión principal sea una consulta, es decir, se consulte la información personal de El Titular que repose en la base de datos de TRIQUINET, el procedimiento será el aquí establecido:
La consulta se formulará por escrito al correo electrónico [email protected] o en la dirección Transversal 60 # 124-20 oficina 200
Una vez recibido la consulta se deberá dar respuesta a El Titular, cualquiera que ella sea, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a El Titular, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMO: Cuando la pretensión principal sea un reclamo, es decir, cuando El Titular considere que la información contenida en la base de datos de TRIQUINET debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 por parte de TRIQUINET, el procedimiento será el aquí establecido:
– El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o Encargado de la Información, con el número de identificación de El Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que considere necesarios.
— Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá a El Titular o quien hiciera sus veces dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del reclamo a fin que subsane los errores.
— Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, El Titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
— Una vez se reciba un reclamo con el lleno de los requisitos, se deberá incluir el mismo en las bases de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles identificándolo con una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
— Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, El Titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
— El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
— En caso que TRIQUINET reciba un reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado, en la medida de lo posible, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
— Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
MEDIDAS DE SEGURIDAD. TRIQUINET adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de acuerdo a la legislación vigente.
ÁREA RESPONSABLE. Para ejercer sus derechos, el Titular o quien actúe en su nombre y representación, podrá presentar sus peticiones, quejas y/o reclamos ante TRIQUINET por los siguientes medios:
– Por correo electrónico a: [email protected]
– Comunicación escrita a la siguiente dirección: Transversal 60 #124-20 oficina 200
– Vía telefónica: 7045809
AVISO DE PRIVACIDAD: Nuestro aviso de privacidad podrá ser consultado en www.triquinet.com y hace parte integral de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
VIGENCIA. La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales estará vigente por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad o sus prórrogas.
